（如何办好会议/活动）会议（活动）策划和组织实施规程
(如何办好会议/活动)计划和组织实施会议(活动)的规则
(起草人:*)目的:为了提高……的组织能力适用:本程序适用于由以下人员策划和组织的会议(活动)...范围:本规定适用于...所有人员都要遵守和遵循这些规定。——确定会议议题——(1)有发起会议的动议。1.为什么要开会？2.你需要打开它吗？3.原因是什么？4.目的是甚麽？㈡应确定会议的议题。1.会议议题主要来自:(1)上级机关和领导安排的事项；(2)下属单位和部门提交的需要以会议形式研究决定的事项；(三)通过调查研究向有关部门了解的需要研究决定的事项；(4)有重要事情需要集中传达的；(5)存在需要多个部门或单位协调解决的问题。2.议题要求的确定:(1)明确会议目标:没有客观议题的会议目标，不允许偏离会议目标的议题。(2)衡量问题的价值:所有影响整体工作的问题都有很大的价值。(3)把握可行性原则:题目所涉及的需要解决的问题，应该具备要解决的初步条件。(4)题目具体明确:题目明确。(5)适当可控的议程安排:一次会议的议程数据必须有一定的限制，并根据会议的长短进行调整。(6)题目要尽量贴近:题目要有内在联系。(3)会议的形式应根据会议的议题确定会议的目标。目标决定会议的形式，形式决定会议的规模、时间、地点和名称。㈣会议的规模应该适中。1.应严格控制参加人数，坚持容量少的原则。控制主要会议的出席者(官方代表)、受邀代表、出席者、工作人员和服务人员的数量。2.应限制特别邀请的代表、与会者和其他客人，以避免会议负担过重。3.会议人员和服务人员的限额按会议级别标准执行。(5)会议时间要合理。2开会时间是从正式开始到结束的时间，包括休息时间，开会时间要合理。1.选择召开会议的时间(1)召开会议的时间要保证充足的准备时间。(2)选择会议时间，方便与会人员出席。(3)选择有利于工作开展的会议时间。(4)在选择会议时间时，要考虑自然因素的影响。2.确定会议的适当持续时间是指会议的持续时间。是2个小时，半天，一天等等。(1)考虑多少问题。(2)考虑议程的简化。(3)注意放松。(6)会议地点要合适。1.场地大小是否适中。2.见面地点要适中。3.场馆附属设施是否齐全。4.交通是否便利。5.环境是否舒适。6.成本是否合理。7.服务是否周到(保密) (七)会前前期准备1。会上领导的讲话、发言稿、典型材料都是根据会议目的准备的。32.拟定收集、汇编和起草会议材料等的计划。-会前准备-一.会议计划的规划(一)会议策划的基本要点1。会议的名称是什么？2.大会的主要任务是什么？3.会议的主题是什么？4.会议的形式或程序是什么？5.会议规模有多大？6.会议计划持续多长时间？7.什么时候召开会议合适？8.会议的议程将如何安排？9.参与者是谁？10.在哪里举行会议是合适的？11.需要多大的场地？12.你以前举行过这样的会议吗？结果如何？13.会议预算是多少？14.需要多大的场地？15.参与者关心费用吗？16.邀请函谁来做？17.会议需要打印相关材料给参会人员吗？418.会议需要什么样的视听设备？19.需要食物和饮料的鸡尾酒会和餐会？20.你打算为参加者安排一些特别的活动吗？(二)会议筹备方案的策划1。大会总体方案基本内容(1)大会名称。a .会议名称一般通过透露会议主题、主办单位、职能、出席人员、范围、时间和会期、地点、方式等来确定。b .会议名称便于会议通知、会场布置、会议纪要、会议宣传报道等。(2)会议的目标和指导思想。(3)会议的主题、议题和议程。(4)会议的对象、规格和规模。(五)会议时间。(6)会议地点(7)主办、承办、协办、设立的会议组织。(8)会议方式、配套活动和辅助活动日程安排。(9)会议接待、后勤保障措施和技术手段。(10)会议的宣传方式。(11)会议经费预算。(十二)其他说明事项。(1)名称:会议全称、计划或方案；(2)文字:逐项说明总体方案的具体内容。结构采用序号+副标题的结构样式。(3)正文包括:前言(指导思想)、会议目的、会议主题、会议时间、会议地点、会议内容、会议议程、会场布置、职责分工、筹备工作方案、费用预算(可选)、其他注意事项(工作要求)等。(4)附件:如有附件，应写明附件的名称和编号。(5)签约。(6)写作时间。会议筹备工作计划示例:略二、会议团队组建(1)组建原则:由有经验、有责任心的新成员组成。分工明确，做到人有专职，事有专人。(二)设置原则:因主办机构而设、因职责而设、因高效而设。(3)组建形式:规模较小，组建会议小组；大型、复杂的组织，设置秘书处:会务组、后勤组、秘书组...对于重大会议，设立非常复杂，设立领导机构和执行机构。(四)会议工作人员职称(秘书处)秘书长，(会议)组长，(安全)主任(五)会议组织处1。秘书处第二组。组织部3。宣传部4。第五会议室。后勤部。安保部注:会议规模较小，不需要设立会务组和秘书处。三。会议文件准备:会议议程、主持讲话、领导讲话、发言稿等。(一)会议议程、拟通过文件的总体安排和拟解决的问题，用序号+内容的形式表示。1.会议议程设计会议议程遵循“七先七出、七松七紧”的原则:一是先退，再务实；退宜松，务实宜紧。第二，先民主，后集权；民主要松，集中要紧。第三，第一优先，然后第二优先；题目要松，次要题目要紧。第四，先急后缓；紧急问题应该放松，延期问题应该收紧。第五，先冷静，再热身。冷话题要轻松，热话题要紧绷。第六，先易后难。难度大的问题要松，难度小的问题要紧。七是先来后到、、；向前看，向后看，松紧适度。3.会议议程安排会议议程是指一定时间内的安排。会议议程考虑时间、内容和地点。(二)会议签到表1。标题:……第一集(三)领导讲话讲话:第一部分，主体，结尾。㈣会议主持发言的结构:主持人的姓名、日期、地址和正文。讲话的主要内容:会议开始，介绍嘉宾，会议的目的、任务和总结，会议的议程或程序，会议的纪律和注意事项，发言者的姓名和头衔，宣布会议结束。(5)会议通知:封面、会议日程、会议分组、参会人员名单、姓名、地址、会议组织机构联系方式、会议文件目录、日程安排、会议安排、注意事项等。(6)其他会议文件:会前、会间、会后文件。八㈦会议文件的审查、装订和备份。1.文件审查:准确性和完整性，三次审查。2.文件的装订:顺序和议程不同。3.会议文件备份(u盘、网盘、纸张)四。会议通知:书面通知、口头通知和电话通知。(一)会议通知的基本内容1。会议的背景、目的和名称。组织者，组织者等。3.会议的内容和形式。参与者5。会议时间6。会议地点7。其他事项。联系方式。联系方式。笔记(二)会议通知的结构和写作方法1。标题2。发送者3。文本4。付款910 5。写作时间5。会议证明类型:代表、出席、出席、签到证明等。内容格式:用户的单位、姓名、性别、职务、制证时间、证号等。六。会议用品(1)常用文具:纸、笔等。(2)导向标志:横幅、贴纸等。(3)场馆装饰用品:标识、标语等。(4)卫生用品:茶、茶杯、咖啡、甜点等。(5)特殊物品:奖品、证书、牌匾等。七。参与者的安排㈠界定参与者的范围；1.确定参与者；2.确定参与者的级别；3.界定他们的身份；4.列出与会者名单；1.是否有必要考虑；2.他们的级别和职位是否合适；3.参与者是否能对主题发挥作用或做出贡献；4 ...有利于会议目标的实现；5 ...决策能力；6.参与。(7) ...全身心投入进去？(8) .....是否是别人的障碍。㈡会议工作人员分组。1.地域划分。2.系统或行业划分。3.地理分区、系统或行业分区的混合安排。4.群体规模适中，适当交叉。八。生活保障衣(天气)、食(餐饮)、宿(住宿)、运(车辆)、信(通信)和保(安全保密)九。场馆布局(一)场馆整体布局要求:1。庄重、美丽、舒适；2.性质和形式；3.保持布局绝对居中；2.场馆总体布局的工作流程；2.讲台的平台；3.桌椅摆放合理；4.辅助设备的布置:扩音设备、耳机、麦克风等。5.麦克风116；后台7。场馆的文字和装饰布局。(三)场馆布局的形式和内容1。场地布置形式:上下、四周等。X.座位是预定的。(一)主席台布置(2)椅子座位(3)发言者的座位(4)与会者的座位安排XI。接待(1)汇总到货信息(2)确定迎宾规格。(三)安排接待人员(4)接待车辆十二。会议安全(略)十三。会议应急计划(一)人事问题应对计划(二)行为问题应对计划(3)健康和安全响应计划十四。会前检查(一)会前检查的内容1。全面检查122。会议通知检查3。会议文件检查。会场检查。会议细节检查。(二)会前检查程序1。以报告2的形式。现场检查(三)及时与领导沟通1。与领导沟通的方法。与领导沟通的工作程序。十五。会议代表(一)安排领导慰问(2)领导即席发言-会议服务-一、会议签到(一)报到方式(2)入住的目的。二、预备会议(一)筹备会议的通知(2)预备会议的范围(3)预备会议的内容三。场馆组织13(一)主要内容1。引导学员进入并坐下。2.统计并报告参加会议的人数。3.安排和沟通现场设备。4.引导领导坐下。5.分发会议文件。6.在会上安排发言。7.组织小组讨论。8.做会议记录。9.供应茶水。10.会议期间组织休息和退场。(2)处理紧急事件四。领导活动(1)提前报告(2)合理安排(3)熟悉程序。动词 （verb的缩写）在大会上的发言(一)演讲的形式(2)发言的顺序(3)发言的安排六。会议记录(一)会议纪要的作用14(2)会议纪要的书写方法(3)会议记录的类型(四)会议纪要要点(五)会议记录的技巧(6)查看会议纪要。(七)会议纪要要求七。小组讨论(略)八。组织参观(1)做好现场检查准备工作。(2)搞好编组和安全。九。见面并合影(1)做好必要的准备。(2)现场指挥(3)准备领导讲话。X.会议简报(一)会议简报的作用㈡编写简报的要求XI。会议的保密性(a)会议的保密级别(二)会议保密工作的内容(3)明确会议保密纪律十二。15 .住宿、交通、医疗和通讯的各种保障十三。会议报告(一)会议报告的原则(2)媒体接待程序(C)与媒体沟通的方法-会后工作-首先，出发服务要友好(一)出发服务的作用(二)出发服务的内容(三)为参与者送行。第二，会议文件要保存。(一)收集会议文件。收集会议文件的要求。需要收集的文件(2)整理会议纪要(3)整理会议纪要(4)印发会议纪要。(五)组织编制文件第三，会场要组织好。(1)清理宣传资料。(二)清理会议材料(3)清理场馆设施四、会议评价要用好。(一)会议评价的内容1。会前效果评估2。会议效果评估。会后效果评估(二)会议评价方法1。问卷2。面试三。现场评估五、会议费用应列报。(1)结算项目(2)结算程序(三)注意事项六、要做好会议总结。(一)会议纪要的内容(二)会议纪要要求(3)会议纪要的撰写方法七、肯定做事要监督。(1)待解决事项的沟通(二)待解决事项提醒1。提醒方法二。提醒要求17㈢对有待解决的问题的反馈1。反馈2的内容。反馈要求八。成功案例
